EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä. Tämä tietosuojaseloste kuvaa 65Hz ry:n jäsenrekisterin piiriin kuuluvien jäsenten henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä.

Laatimispäivä 17.2.2025.

Viimeisin muutos 17.2.2025.

1. Rekisterinpitäjä

65Hz ry

3281951-2

Hämeenlinnankatu 8 h 59, 65350 Vaasa

info@65Hz.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava: Jussi Pernaa

Sähköposti: info@65Hz.fi

3. Rekisterin nimi

65Hz ry:n jäsenrekisteri

4. Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun tahoon.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ edellyttämä jäsenrekisterin ylläpito, sekä järjestön jäsenien yhteystietojen ylläpito.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterissä ei säilytetä järjestöön kuulumattomien henkilöiden tietoja. Rekisteriin tallennetaan ainoastaan jäsenten henkilötietoja. Käsiteltävät henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään, järjestön jäseneksi liittymisen hetkellä. Tiedot kerätään lomakkeella, jonka jäseneksi liittyvä henkilö täyttää.

7. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisteröidyistä käsitellään ja tallennetaan seuraavia tietoja:

Etu- ja sukunimi

Sähköpostiosoite

Asuinkunta

8. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille (esim. tietojensäilytyspalveluntarjoajat) osana tavanmukaista toimintaa. Rekisterinpitäjä varmistaa, että henkilötietojen siirto ja käsittely toteutetaan tietoturvallisesti ja asianmukaisin tietosuojasopimuksin (ks. mm. Kide.app tietosuojasopimus: https://kide.app/help/merchant-terms luku 9). Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää yhteistyökumppaneille, tietojensäilytys- ja viestintäpalveluntarjoajille sekä kirjanpito- ja tilintarkastuspalveluntarjoajille.

9. Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos näin erityisestä syystä kuitenkin tehdään, siirto toteutetaan Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

10. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja jäsenyyden pituuden ajan. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot 180 vuorokauden kuluessa noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti. Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllätodettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

1. a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; tai
2. b) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

1. a) rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
2. b) käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
3. c) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.